1. Positionnement et proposition de valeur
Spécialisation (par métier : SEO, growth, social ads, motion ; par secteur : DTC, B2B SaaS, healthcare ; par taille : PME, enterprise). Portfolio cible, grille tarifaire, process client type.
Cahier des charges Agence Marketing : Outils, Portail Client, Budget
TL;DR (60 secondes)
- → Une agence a deux produits à cadrer : son site vitrine pour attirer des clients, et son outil interne de pilotage pour rentabiliser les projets.
- → Les 4 chantiers critiques : pipeline commercial, gestion de projet multi-seat, portail client brandé, facturation récurrente pour les retainers.
- → Budget site vitrine + outil interne : 10-30 k€ (3-5 mois). Outil interne sur-mesure seul : 30-80 k€ (5-8 mois).
- → Question à trancher dès le CDC : build (sur-mesure) vs buy (Flowayz, HubSpot, ClickUp). Dans 8 cas sur 10, buy + customisation vaut mieux que build complet.
Le cahier des charges d'une agence marketing mélange deux logiques : celle du site commercial (SEO, conversion, portfolio, témoignages) et celle de l'outil interne (CRM, gestion projet, reporting, facturation). Les agences qui échouent investissent 90 % du budget dans le site et 10 % dans l'outil — avec pour résultat un site joli, une rentabilité en chute libre, et des équipes qui saturent.
Budget moyen observé
10 000 €–80 000 €
Site vitrine seul 5-15 k€, site + outil interne basique 15-40 k€, outil sur-mesure complet 40-80 k€.
Durée moyenne de livraison
8–24 semaines
Site vitrine 6-10 semaines, outil interne 12-20 semaines, les deux en parallèle 16-24 semaines.
Structure type d'un cahier des charges
2. Site vitrine — structure SEO
Landing par service (sales page dédiée), études de cas détaillées avec résultats chiffrés, blog pillar/cluster sur vos expertises, témoignages nommés, page pricing avec fourchettes claires, formulaire de qualification avancé.
3. CRM et pipeline commercial
Base prospects enrichie (LinkedIn, Clearbit, email finder), pipeline par stage (découverte, proposition, négociation, signature), source d'acquisition trackée, prévisions CA, taux de conversion par stage. Build : HubSpot (gratuit < 1M contacts), Pipedrive. Buy + extend : Flowayz CRM intégré.
4. Gestion de projet multi-seat
Projets avec phases, tâches, assignation aux collaborateurs, time tracking intégré, budget vs réel, alerts sur dépassement. Buy : ClickUp, Asana, Linear. Sur-mesure : 30-50 k€ pour une alternative vraiment adaptée.
5. Portail client brandé
Espace client avec avancement projet, validations formelles, partage de livrables, messagerie contextualisée, accès factures et paiement. Signal de professionnalisme qui justifie des tarifs 25-40 % supérieurs. Flowayz ou portail sur-mesure.
6. Reporting client automatique
Dashboards pour chaque client (KPIs agence = leads, CAC, ROAS, rankings SEO), envoi automatique hebdo/mensuel, commentaires équipe, export PDF. Intégrations data : Google Analytics, Meta Ads, Google Ads, SEMrush, Ahrefs, via Looker Studio ou Whatagraph.
7. Facturation récurrente (retainers)
Facturation mensuelle automatisée pour les retainers (paiement SEPA ou prélèvement carte), facturation projet pour les one-shot, relances automatiques, export comptable, conformité e-invoicing 2026-2027 (Factur-X). Stripe Billing + custom ou Flowayz facturation intégrée.
8. Time-tracking et rentabilité
Pointage des collaborateurs par projet/client (Toggl, Clockify, natif), calcul automatique marge par client (CA − heures × coût horaire chargé), dashboard dirigeant : marge par client, taux d'utilisation équipe, DSO moyen.
9. Intégrations tierces
Slack (notifications), Google Drive (fichiers partagés), Figma (design collaboratif), Zapier/Make (automatisations cross-SaaS), calendriers (Google/Outlook pour rendez-vous).
Ce cahier des charges, rédigé manuellement, prend souvent des dizaines d'heures. Flowayz le génère en quelques minutes à partir de votre brief.
Générer mon cahier des charges — Gratuit à vie →Pièges à éviter
- Investir 80 % du budget dans le site vitrine et 20 % dans l'outil interne : site joli, marge en chute libre.
- Tout construire sur-mesure alors que 80 % des besoins sont couverts par Flowayz + HubSpot free + Linear.
- Oublier le portail client : les agences sans portail facturent en moyenne 25 % moins cher qu'avec.
- Pas de time-tracking obligatoire : impossible de savoir quels clients sont rentables, impossible de justifier les avenants.
- Pas de facturation récurrente automatisée : 30 % du temps d'un dirigeant d'agence partent en admin au-delà de 10 clients actifs.
Questions fréquentes
Quelle différence entre site vitrine et outil interne pour une agence ?
Le site vitrine est votre commercial 24/7 : il attire, qualifie, convertit des prospects. L'outil interne est votre pilote de rentabilité : il cadre les projets, mesure les marges, automatise la facturation. Les deux sont nécessaires. Un site parfait sans outil interne = plafond de CA dur. Un outil parfait sans site = pas de nouveaux clients.
Faut-il construire un outil interne sur-mesure pour son agence ?
Dans 8 cas sur 10, non. Flowayz, HubSpot, ClickUp, Linear, Notion couvrent 90 % des besoins des agences de 1-20 personnes à coût très inférieur. Le sur-mesure se justifie quand : (1) votre process est un avantage concurrentiel (methodo propriétaire à protéger), (2) vous avez 20+ collaborateurs avec des besoins spécifiques, (3) vous vendez l'outil à vos clients en white-label.
Quel budget pour refondre le site d'une agence en 2026 ?
Site vitrine qualitatif avec 4-6 pages + 6-10 études de cas + blog fonctionnel : 5-15 k€ en freelance senior, 15-35 k€ en agence. Ajoutez SEO on-page + Core Web Vitals optimisés : +20-30 %. Un site d'agence est le meilleur investissement marketing qu'elle puisse faire : ROI 3-5× en 18 mois si positionnement clair.
Comment gérer les retainers mensuels pour une agence ?
Contrats cadres sur 6-12 mois avec reconduction tacite + préavis 30 jours, facturation mensuelle automatisée (prélèvement SEPA), cadrage strict du périmètre (limite d'heures ou de livrables), reporting mensuel formalisé. Le retainer est le Saint-Graal économique d'une agence : 60-70 % du CA en récurrent = prévisibilité et rentabilité.
Quels KPI doit piloter un dirigeant d'agence ?
Quatre obligatoires : marge contributive par client (>25 %), taux d'utilisation équipe (65-75 %), pipeline commercial (3× objectif mensuel), DSO moyen (<40 jours). Plus deux secondaires : part du récurrent (cible 30-40 %), NPS client moyen (cible >50). Sans ces 6 KPI visibles chaque lundi, l'agence pilote à l'aveugle et plafonne structurellement.
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